Воронка продаж в простой таблице
Как вести воронку продаж в обычной таблице
Время чтения: 5 мин
Подходит для уровня: SYSTEM · Система
Кому подойдёт. Самостоятельным специалистам и владельцам действующего бизнеса, которые налаживают регулярную работу.
Содержание
В переписке лежат три запроса, ещё один человек обещал вернуться после отпуска, а знакомый попросил прислать примеры. Кажется, что потенциальных заказов много. Но сколько из них действительно обсуждаются, кому вы должны ответить и на какую загрузку можно рассчитывать — непонятно.
Воронка продаж помогает видеть путь от первого подходящего обращения до принятого заказа. Для фрилансера её первая задача — не построить сложную аналитику, а не терять договорённости и замечать места, где разговоры останавливаются.
Начать можно с таблицы. Специальная система понадобится, когда появятся требования, с которыми таблица перестанет справляться: совместная работа, большое количество контактов, автоматические напоминания или сложная история взаимодействий. До этого важнее правила учёта, чем название инструмента.
Определите единицу учёта
Удобная единица — конкретная возможность продажи: клиент обсуждает определённую задачу, по которой может возникнуть отдельный заказ. Один и тот же человек может принести два разных проекта, а несколько сотрудников одной компании — участвовать в одном решении.
Если записывать только людей, повторные заказы потеряются. Если создавать новую строку после каждого сообщения, одна сделка превратится в пять искажённых заявок. Назовите строку так, чтобы отличать её от других: «Компания А — каталог осенней коллекции», а не просто «Марина».
Отдельно решите, когда обращение попадает в воронку. Например, когда человек сообщил задачу, относящуюся к вашей услуге. Подписка на рассылку или случайный комплимент ещё не означают обсуждение заказа. Если хотите учитывать такие контакты, держите их отдельно от активных возможностей продажи.
Выберите этапы по наблюдаемым событиям
Этап «заинтересован» легко присвоить человеку после приятного разговора. Полезнее использовать события, которые можно проверить: задача уточнена, предложение отправлено, условия приняты.
Для небольшой услуги может подойти такой вариант:
| Этап | Что произошло | Что нужно проверить дальше |
|---|---|---|
| Новое обращение | Получен конкретный запрос | Подходит ли задача |
| Задача уточнена | Понятны результат и условия | Можно ли подготовить предложение |
| Предложение отправлено | Клиент получил состав и цену | Что требуется для решения |
| Условия согласованы | Подтверждена готовность на согласованных условиях | Выполнены ли условия начала |
| Заказ принят | Наступило заранее определённое событие начала | Передать работу в выполнение |
Последний этап определите под свою модель. Например, получено письменное согласование и предусмотренная предоплата. Не меняйте определение от сделки к сделке, иначе сравнение потеряет смысл.
- Новое обращение: получен конкретный запрос.
- Задача уточнена: понятны результат и условия.
- Предложение отправлено: клиент получил состав и цену.
- Условия согласованы: подтверждена готовность.
- Заказ принят: наступило заранее определённое начало работы.
Этап определяется наблюдаемым событием. Определение не меняют от сделки к сделке.
В материалах BDC воронка рассматривается как путь потенциального покупателя через этапы. Для вашей таблицы важно адаптировать этот путь к реальным действиям клиента, а не копировать длинную корпоративную схему.
Добавьте поля для следующего действия
Минимальный набор: клиент и задача, источник обращения, дата начала обсуждения, этап, дата последнего содержательного контакта, следующее действие, ответственный и срок. Если вы работаете один, ответственный всё равно полезен: следующий шаг может зависеть от клиента.
Сумму предложения записывайте, когда она действительно определена. Не заполняйте пустое поле желаемым средним чеком так, будто это договорённость. Для ранних обсуждений можно отдельно указать предварительную оценку, ясно отделив её от согласованной суммы.
Добавьте статус: открыта, успешно завершена, потеряна или отложена. Этап показывает, насколько далеко продвинулись переговоры. Статус — продолжается ли работа с этой возможностью. Благодаря разделению видно, где завершилась потерянная сделка.
Причину отказа записывайте в фактических формулировках: «клиент сообщил, что бюджет перенесён» или «причина неизвестна». Не превращайте свою догадку «дорого» в подтверждённый ответ покупателя.
Используйте учёт для текущих действий
Каждое утро или в другое подходящее время смотрите на действия, срок которых наступил. Отправить предложение, уточнить исходные данные, вернуться после встречи клиента с партнёром — это конкретная работа. Размышление «как-нибудь дожать сделку» не помогает ни вам, ни заказчику.
После важного контакта обновляйте строку. Не обязательно записывать весь разговор: оставьте ссылку на предложение и несколько фактов, от которых зависит следующий шаг. Чем больше лишних полей, тем выше риск забросить таблицу.
BDC в руководстве по процессу продаж подчёркивает пользу ясных этапов и последовательного сопровождения. Здесь таблица служит памяти и организации, а не заменяет содержательный разговор с человеком.
Считайте конверсию на сопоставимых данных
Предположим, за выбранный период появились двадцать подходящих обращений. На дату анализа восемь стали заказами, шесть завершились отказом, ещё шесть остаются открытыми. Все числа в примере учебные.
Доля уже полученных заказов среди этих обращений — 8 ÷ 20 = 40 процентов. Но это не окончательная конверсия группы: открытые обсуждения ещё могут завершиться по-разному. Доля побед среди завершённых сделок — 8 ÷ 14, примерно 57 процентов. Она отвечает на другой вопрос и может смещаться, если быстрые и медленные сделки отличаются.
Не смешивайте заказы из старых обращений с новыми заявками текущего месяца и не называйте полученное отношение конверсией одного потока. Сначала определите группу обращений и дату, на которую смотрите её результаты.
При малом количестве наблюдений отдельная сделка сильно меняет процент. Дополняйте числа разбором конкретных ситуаций. На первых этапах он часто объясняет больше, чем сравнение двух красивых долей.
Не превращайте воронку в гарантированный прогноз денег
Сумма отправленных предложений ещё не является будущей выручкой. Не стоит автоматически умножать её на условные пятьдесят процентов, если вы не знаете, как подобные сделки завершались раньше и насколько нынешняя ситуация сопоставима.
Для планирования загрузки полезно разделять подтверждённую работу, вероятные обсуждения и ранние запросы. Для платежей нужен отдельный календарь поступлений по согласованным условиям. Даже принятый заказ может оплачиваться частями.
Если таблица содержит контакты и сведения о клиентах, ограничьте доступ теми, кому он нужен для работы. Не храните в ней лишние личные подробности и пароли. Удобство учёта не требует собирать всё, что удалось узнать о человеке.
Соберите первую рабочую версию
Перенесите в таблицу текущие обсуждения и у каждой строки укажите следующее действие. Затем проверьте, нет ли заказов, которым вы обещали ответ и забыли. Это первый полезный результат ещё до любой статистики.
Через несколько циклов обновления станет видно, каких полей не хватает, а какие никто не использует. Меняйте таблицу по этим наблюдениям. Хорошая воронка помогает вам действовать и видеть реальность продаж, а не создаёт видимость большого бизнеса.